WEBで使用するグループウェアシステムについて、それも自治体に特化したグループウェアシステムについて書きたいと思います。
現在、世間で有名なグループウェアシステムといえば、サイボウズやdesknet’sなどがありますが、確かに、演練されたよいシステムではあるのですが、民間企業向けのイメージが大きく、なかなか自治体に特化したものとは言いにくい状況があります。
自治体で使用する際に、ほしい機能としては、やはり三役等の予定を管理できる専用のスケジューラや公用車専用の予約機能などがあげられます。
アプリケーション機能を自分たちで複製して、たとえば、XX支所専用掲示板など。同じ機能を複製して、別の機能として使用できることが望ましいです。

また、人事異動処理も大きな問題点で、毎年春には、大規模な組織変更や人事異動が行われます。
そのため、年度末の作業はかなりの工数を必要とする場合が多々あります。
主に人事給与システムと連動していることが多くありますので、そういったシステムとの連動も考慮できるシステムが望まれるところです。
その他、自治体独自の機能仕様に柔軟に対応できる仕組みが必要です。
前者で説明のシステムなどの場合は、ソースは非公開となっているため、結局は開発元に改修を依頼する必要があり、改修経費もばかになりません。その点、オープンソースの製品であれば、開発元に依頼することなく、自分達で独自のカスタマイズを施すことも可能であり、開発に係る経費も十分に抑えることが可能となります。
そういった観点でシステムを検討することが良いと思われます。